Contratación equitativa

Contratación equitativa

Implementando un sistema para medir y mejorar su desempeño laboral

Cuando una empresa toma la decisión estratégica de mejorar los estándares laborales, debe saber que eso implica asumir un enfoque sistémico para asegurar la sostenibilidad de las mejoras implementadas y responder a los cambios en las condiciones alrededor de la estrategia.

Existen cambios continuos dentro y fuera de la empresa que la obligan a estar revisando y mejorando continuamente el desempeño laboral. Estos cambios exigen contar con políticas y procesos para revisar el cumplimiento. Considere los principales cambios alrededor de la empresa y el ritmo en que estos ocurren para identificar la importancia de crear un sistema integral para medir y mejorar el desempeño laboral.

TABLA DE FACTORES QUE CAUSAN CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA LABORAL

Internos Externos
Nuevos gerentes Nuevas leyes
Nuevos supervisores Nueva regulación.
Nuevos trabajadores Clientes nuevos con exigencias laborales distintas
Reestructuración de la empresa Cambios bruscos en la economía
Nuevos procedimientos Nueva competencia de países, empresas o tecnologías emergentes
Creación de nuevos productos Pérdida de clientes
Dificultades financieras Cambios sustanciales en los volúmenes de producción
Crecimiento o reducción de la fuerza laboral Expansión
  Fusión entre la empresa con otra
  Situación económica externa
  Reducción de demanda

Al poner en práctica la estrategia para mejorar los estándares laborales,
existen recomendaciones que puede seguir la empresa para ir mejorando su desempeño laboral. Para ilustrar el orden en que debe abordarse la estrategia de mejora laboral, se utiliza el siguiente diagrama que muestra no sólo los pasos necesarios, sino la naturaleza cíclica del sistema, asegurando que se mantenga la mejora continua hacia el futuro.

A continuación, detallamos cada uno de estos pasos para ayudarle a comprender las iniciativas necesarias cuando desarrolle su estrategia.

1. Crear una comité laboral multidisciplinario

La mejora de las prácticas laborales debe ser una iniciativa participativa. Esto significa que debe establecerse un equipo multidisciplinario designado por la empresa que será responsable de diseñar la estrategia de mejora laboral continua.

El comité deberá involucrar a los encargados de las áreas de operaciones, producción, seguridad, finanzas, gerencia general, asesoría jurídica, gerencia de compras, trabajadores líderes, entre otros para reunir todos los elementos que les permitan tener una visión compartida de las oportunidades y necesidades en materia laboral.
La integración de este comité dependerá del tamaño de la empresa y la disponibilidad del recurso humano con el que cuenta. Sin embargo, antes de comenzar con la estrategia de mejora laboral, es necesario contar con la representación o el compromiso de ciertas personas clave dentro la empresa. Hablamos por ejemplo del gerente general, aunque no participe en el comité, es indispensable contar con su compromiso con la estrategia para que respalde el proceso completo. Es importante que un representante de los trabajadores participe, por lo que asegúrese de informar a los representantes de los trabajadores sobre las acciones que están a punto de emprender en la empresa.
Este comité estará encargado del proceso de mejorar los estándares laborales en la empresa. Por lo tanto, es indispensable que los integrantes de dicho comité tengan el tiempo y demás recursos disponibles, el conocimiento y la disposición para participar en la iniciativa.

2. Capacitar al comité laboral

Antes de comenzar a trabajar en la mejora de los estándares laborales en la empresa, es necesario que el comité conozca las normativas internacionales del trabajo y los requerimientos laborales de la empresa. Esto permitirá que el equipo se cohesione y establezca un lenguaje y expectativas en común.

Para capacitar al equipo de trabajo, podrán utilizar la presente Guía y los documentos a los que se hace referencia en la sección “V. Otras herramientas y referencias”. Inclusive puede solicitar apoyo de su asesor jurídico y/o de otras organizaciones locales de representación empresarial con conocimiento legal laboral. Será importante que, durante el proceso de capacitación, el comité identifique los beneficios principales de mejorar los estándares laborales en la empresa.

Roles y responsabilidades del comité:

- Desarrollar e implementar políticas y procedimientos basados en la Guía y mejores prácticas.
- Conduce autoevaluaciones internas.
- Acompaña procesos de verificación, certificación o inspecciones laborales en la empresa.
- Desarrolla e implementa capacitaciones laborales.
- Establece canales de comunicación con los trabajadores.
- Maneja los estándares laborales requeridos a proveedores.
- Interactúa con diversos públicos interesados en el desempeño laboral de la empresa como el Estado, ONG’s, organizaciones laborales, entre otros.
- Coordina con clientes interesados en conocer prácticas laborales.
- Coordina la labor entre departamentos.
- Coordina los planes de mejora laboral.

3. Realizar una autoevaluación interna para medir la situación actual

Una vez que el comité está convencido de los beneficios de mejorar los están- dares laborales y están comprometidos con el enfoque sistémico de la mejora continua, están listos para realizar un diagnóstico de las prácticas laborales en la empresa.

Utilizando la herramienta de autoevaluación en la sección IV de esta Guía, se desarrolla un diagnóstico de la situación actual de las prácticas laborales en la empresa. La clave para desarrollar este proceso con éxito es ser honesto. No existen respuestas incorrectas ya que el fin último es identificar las áreas de oportunidad de la empresa.

Esta herramienta ayudará a la empresa a desarrollar un diagnóstico de la situación actual para uso interno que le permita mejorar. Si se contesta la autoevaluación sin ser honesto, la oportunidad de mejora de la empresa se reduce.

4. Crear políticas y procesos

La autoevaluación identificará las no conformidades laborales en la empresa. Con base en estas no conformidades, el comité debe desarrollar un plan de mejora laboral de acciones correctivas o acciones preventivas para abordar las áreas de mejora identificadas. Típicamente estas acciones se enfocan en crear políticas y procedimientos empresariales para mejorar el abordaje de las empresas de ciertos temas laborales.

El plan de mejora laboral debe contener todas las no conformidades y todas las acciones correctivas que se tomarán para atender estas situaciones.

Adicionalmente, este plan debe indicar las prioridades de la empresa para abordar estas acciones reconociendo las limitaciones de recursos que pueda tener. Cada empresa identificará prioridades distintas al diseñar su plan de mejora. El reto importante es dedicarle el tiempo y el esfuerzo a hacer el análisis de prioridades.

El enfoque de crear políticas o ajustarlas es indispensable frente a una tendencia que busque solo cambiar las prácticas, ya que las políticas y procesos son parte de los sistemas de gestión que fortalecen a las empresas y no dependen de las personas individuales.
Asegúrese que el comité entienda que mejorar el desempeño laboral es un proceso continuo y gradual. Para cumplir con todos los temas es necesario asegurar la descripción, adopción, implementación y supervisión de la mejora laboral. Las preguntas incluidas en la autoevaluación tienden a medir el nivel de descripción de cada tema en la empresa. Sin embargo, al cumplir con lo requerido en la autoevaluación, la empresa podrá revisar si realmente está adoptando, implementando y supervisando apropiadamente el tema al hacerse las preguntas que encuentra a continuación.

Supervisión
-¿La empresa ha definido una política o un procedimiento con relación al tema?
-¿La política contiene todos los elementos necesarios relacionados al tema?
-¿Ha sido adoptada la política o procedimientos?
-¿Se han definido roles y responsabilidades de comunicar, implementar y supervisar la política o procedimiento?
-¿Se está implementando la política o procedimientos?
-¿Se ha comunicado la política o procedimiento en el lenguaje de los trabajadores?

-¿La empresa hace evaluaciones de la implementación de la política o procedimiento?
-¿La empresa corrige los incumplimientos de manera oportuna?

Tips para la estrategia de comunicación:

- El mensaje debe ser memorable.
- El mensaje debe ser sencillo.
- Necesita ser consistente en el tiempo para los trabajadores.
- El mensaje debe ser concreto y no abstracto.
- El mensaje debe construir sobre lo que los trabajadores ya conocen.
- El mensaje debe ser honesto, creíble, trasparente y proactivo.

5. Mejorar la comunicación

No importa el tamaño de la empresa; pequeña, mediana o grande, el comité deberá diseñar una estrategia de comunicación tanto a lo interno como a lo externo de la empresa. Esta estrategia es necesaria para generar el compromiso de parte de los públicos interesados que no están directamente involucrados en el proceso de mejorar los estándares laborales.

A lo interno, es importante que la empresa comunique a los trabajadores los objetivos de mejorar los estándares laborales y los involucre en la autoevaluación y en la identificación de las oportunidades de mejora. Las empresas que cuentan con personal de recursos humanos o de mercadeo, podrán apoyarse en sus respectivos gerentes para diseñar una estrategia de comunicación apropiada. La empresa debe procurar que la estrategia de comunicación que permita recibir y responder comentarios y no solo enviar mensajes. Para ello, podrá utilizar buzones de sugerencias, encuestas, diálogos, políticas de puertas abiertas, entre otros.

A lo externo, es indispensable enviar mensajes de los esfuerzos de mejora continua que se están realizando a los diversos públicos interesados de la empresa. Esta estrategia de comunicación puede iniciar con los proveedores quienes están directamente influenciados por las políticas de compra de la empresa. Adicionalmente, considere involucrar a otras empresas del mismo gremio que puedan estar interesadas en realizar esfuerzos similares; a representantes de los trabajadores interesados en que la empresa mejore sus estándares laborales; a las comunidades donde residen las familias de los trabajadores que se han visto influenciados por los cambios, entre otros.

El esfuerzo de comunicar los cambios y las mejoras laborales no es superfluo. Es un paso indispensable en el camino hacia la mejora de las prácticas laborales asegurando alinear todos los actores para disminuir la resistencia y capitalizar sobre iniciativas o ideas paralelas.

3. AUTOEVALUACIÓN LABORAL

Algunas de las certificaciones utilizadas para construir la Guía son:

- Social Accountability International
- Fair Labor Asociation
- Better Work
- Worldwide Responsible Accredited Production
- International Finance Corporation

Algunos ejemplos de preguntas que pueden no aplicar son las relacionadas con vivienda en el caso de empresas que no ofrecen vivienda para sus trabajadores.

A. Metodología de desarrollo de la autoevaluación

Con el fin de desarrollar la herramienta de autoevaluación laboral de una forma clara y consistente, se desarrolló una metodología de análisis sistematizada. Esta metodología de análisis incluyó los siguientes elementos y premisas:

Enfoque de la Guía desde la empresa. La autoevaluación fue desarrollada para ser implementada desde la perspectiva de la empresa. Los beneficiarios directos de la Guía en cuestión son las empresas y por lo tanto el enfoque debe reflejarlo.

El cumplimiento laboral genera productividad y competitividad. Las preguntas y el enfoque de la autoevaluación se basan en la premisa que empresas que mejoran su cumplimiento laboral, mejoran su productividad y competitividad.

Guía desarrollada para ser auto administrada. La herramienta ha sido desarrollada para que un representante de la empresa la administre a nivel interno. La autoevaluación sirve como un diagnóstico o un espejo de las condiciones actuales de la empresa.

Toma como base certificaciones y herramientas laborales existentes. La OIT ha desarrollado normativas laborales desde 1919 y la presente autoevaluación toma en consideración las herramientas laborales existentes de OIT, así como las certificaciones laborales desarrollados para apoyar a empresas de industrias y regiones particulares a cumplir con la legislación laboral.

Enfoque en estándares laborales mundiales. Los temas incluidos en la Guía abordan todos los temas laborales identificados por la OIT.
El enfoque de la herramienta es la promoción de una cultura de cumplimiento. La herramienta no es una lista de control para llevar a cabo una evaluación del cumplimiento de un día en específico. Al contrario, la auto evaluación busca determinar si existen las políticas y los procedimientos para asegurar el cumplimiento de manera sistemática en la empresa. Por ello, la empresa debe marcar “sí” sólo cuando tenga la documentación para respaldar el enunciado. Dicha documentación puede ser la que se ha especificado en el listado o puede ser evidencia alterna de cumplimiento.
La autoevaluación que se presenta a continuación ha sido adaptada para Panamá. Sin embargo, al apegarse a las Normativas Internacionales de Trabajo, podrá ser utilizada por empresas de cualquier giro en cualquier región del mundo.

B. Metodología para implementar la autoevaluación
Para implementar la autoevaluación es importante que se realice el mismo ejercicio para cada unidad de negocio. Es decir, cada división de la empresa que realiza transacciones comerciales en distintas ubicaciones geográficas o que manejan categorías de productos claramente diferenciadas entre sí, debe completar la autoevaluación. Para responder todos los campos de la herramienta se necesita de la participación de las diferentes áreas de la empresa por lo que es importante seguir el paso previo de crear el grupo multidisciplinario recomendado anteriormente.

Las preguntas han sido diseñadas sobre una escala de Sí-No-No aplica. Después de leer cada pregunta cuidadosamente, vea las columnas a mano derecha y marque claramente la descripción que más se ajuste a su empresa.